Comment choisir un logiciel de gestion de formation ?

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Gérer un organisme de formation, c’est jongler entre l’administratif, la gestion des apprenants, les plannings et les obligations réglementaires. Pour gagner du temps et optimiser son activité, un logiciel de gestion de formation devient vite indispensable. Mais face aux nombreuses solutions sur le marché, comment faire le bon choix ?

Voici les critères essentiels à prendre en compte pour choisir un outil adapté à vos besoins.

1️⃣ Une solution adaptée à votre activité

Chaque organisme a ses spécificités. Avant de choisir un logiciel, posez-vous ces questions :

✔ Avez-vous des formations en présentiel, en distanciel ou en blended learning ?

✔ Gérez-vous des formations inter ou intra-entreprise ?

✔ Avez-vous besoin d’une plateforme pour suivre les compétences de vos formateurs et apprenants ?

Un bon logiciel doit s’adapter à votre fonctionnement et non l’inverse.

2️⃣ Simplicité et ergonomie

Un outil performant, c’est bien. Mais s’il est trop complexe, il ne sera pas adopté par vos équipes. Privilégiez un logiciel intuitif et facile à prendre en main, avec une interface fluide et une navigation claire.

💡 Astuce : Testez la plateforme avec une version d’essai pour voir si elle est agréable à utiliser au quotidien.

3️⃣ Automatisation des tâches administratives

L’un des principaux objectifs d’un logiciel de gestion de formation est de vous faire gagner du temps. Assurez-vous qu’il vous permette d’automatiser les tâches chronophages :

✅ Gestion des inscriptions et suivi des apprenants
✅ Génération automatique des documents (conventions, convocations, émargements, attestations, certificats de réalisation…)
✅ Envoi des convocations et relances automatiques

Plus votre solution automatisera ces étapes, plus vous pourrez vous concentrer sur le cœur de votre métier.

4️⃣ Conformité aux exigences Qualiopi

Depuis la réforme de la formation professionnelle, la certification Qualiopi est devenue incontournable. Votre logiciel doit vous aider à structurer votre organisation et à répondre aux critères du référentiel.

🔎 Vérifiez qu’il propose :

📌 Un suivi des compétences et de l’évaluation des acquis
📌 Un système de gestion des réclamations et des appréciations
📌 Des outils pour structurer votre veille réglementaire, métier et pédagogique

5️⃣ Un suivi simple et efficace des apprenants

Un bon logiciel doit centraliser toutes les informations sur vos apprenants et vous offrir une vision claire de leur progression. Il doit permettre :

🎯 Le suivi des formations et des compétences
📂 L’accès à un extranet pour les apprenants et les formateurs
📧 L’envoi de rappels et notifications automatisés

Un suivi efficace améliore l’expérience de vos stagiaires et renforce leur engagement.

6️⃣ Un bon rapport qualité-prix

Le prix d’un logiciel est un facteur important, mais il ne doit pas être le seul critère. Comparez les fonctionnalités offertes et le modèle tarifaire (abonnement mensuel, coût par utilisateur, frais d’installation, etc.).

📌 Évitez les mauvaises surprises en vérifiant :

• La présence de coûts cachés
• La flexibilité des abonnements
• Le niveau de support client inclus

7️⃣ Un support client réactif et un bon accompagnement

Un logiciel performant, c’est bien. Mais sans un bon accompagnement, la prise en main peut être compliquée. Vérifiez que l’éditeur propose :

📞 Un support client réactif (téléphone, chat, email)

🎓 Des formations ou tutoriels pour vous aider à démarrer

💡 Un conseiller dédié pour répondre à vos questions

En résumé : le logiciel idéal est…

✔ Simple et intuitif
✔ Automatisé pour vous faire gagner du temps
✔ Conforme aux exigences Qualiopi
✔ Adapté à votre activité et vos besoins spécifiques
✔ Doté d’un bon support client

🚀 Besoin d’un logiciel qui coche toutes ces cases ? Découvrez Teetche, la solution pensée pour simplifier la gestion des organismes de formation.

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